Description du poste
Pour ce job vous ferez partie d'une équipe jeune et dynamique où vous pourrez planifier, établir des priorités et organiser votre travail vous-même. Vous êtes proactif et vous avez l'esprit d'équipe alors vous êtes la personne que nous recherchons!Vous serez responsable du soutien administratif de l'ensemble de l'équipe juridique ainsi que du Head of Legal Advice & Transactions. Nos business lines travaillent main dans la main avec l'équipe juridique et vous aurez donc l'occasion d'interagir avec tout le monde au sein d'AG Real Estate. Le département juridique souhaite offrir des solutions innovantes, tant en termes de technologie que de conseils. Vous pourrez apprendre en permanence de nouvelles choses et évoluer dans votre fonction.
AG Real Estate est également synonyme de Corporate Social Responsibility, ce qui signifie que pour nous, le bien-être du collaborateur est central et qu'il est important que nous participions activement à la réalisation des objectifs climatiques.
Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) qui peut apporter un soutien important et qui répondra de manière concrète à toutes sortes de questions. Il s'agit notamment de :
- Adaptation et publications sur l’intranet de documents mis à disposition par le département juridique, création de présentations PowerPoint, gestion de la bibliothèque juridique;
- Préparation de la venue de nouveaux collègues dans le département (accès IT etc.) et gestion de l’accueil de ceux-ci, envoi de communications internes;
- Gestion autonome de l’agenda, réservation et organisation de voyages professionnels, traitement des notes de frais;
- Traitement de factures : contact avec les prestataires externes et avec différents départements internes, encodage et suivi dans SAP;
- Organisation de teambuildings et d’autres activités de l’équipe;
- Organisation de réunions, classement, mise de documents à la signature (manuscrite et électronique), inscription à des séminaires, organisation de formations/séminaires internes;
- Gestion des appels téléphoniques et proposition d’une première solution pour les interlocuteurs;
- Gestion et suivie de certains dossiers administratifs (suivie des contrats de gestion, suivi et adaptations de la délégation de pouvoirs)
- Mise à jour de l’intranet;
- Support aux collègues du département Legal & Tax pour des questions relatives aux outils informatiques ou bureautiques à disposition.
Prérequis
- Formation secrétariat de direction ou équivalent par expérience
- Expérience au moins 3 à 5 ans dans une fonction similaire en entreprise ou dans un cabinet d'avocat
- Connaissance linguistique bilingue France néerlandais et bonne connaissance d'anglais
- Connaissance Outlook Word SharePoint PowerPoint et SAP sont primordial Excel attendant à tout
- Proactivité ; autonome
- Rigueur, structure et capacités organisationelles
- Flexible et capable de passer aisément d'une tâche à l'autre
- Team spirit
- Problem solver
Avantages
AG Real Estate, qui a reçu le prix Top Employer, s'appuie sur les compétences, les passions et l'enthousiasme de ses employés pour placer le développement durable au centre de toutes ses activités. Pour ce faire, elle favorise l'épanouissement personnel et le développement de son personnel par le biais de programmes de formation complets. AG Real Estate a pris l'initiative de s'engager en faveur des objectifs de développement durable des Nations unies - un cadre qui fournit des lignes directrices accompagnées de mesures ambitieuses. En adhérant à ce cadre, AG Real Estate souhaite apporter une contribution positive à son environnement en travaillant activement sur l'ODD 11 (Villes et communautés durables), l'ODD 12 (Consommation et production responsables) et l'ODD 13 (Action pour le climat).
